Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

Esta política explica cómo besimpler S.A.S. trata los datos personales relacionados con RuleX, una plataforma de asistencia jurídica y gestión de trabajo jurídico. RuleX puede ser utilizado desde distintos países, pero la operación y la relación contractual se realizan con la sociedad colombiana identificada en esta política.

1. Quién determina el tratamiento

besimpler S.A.S. determina las finalidades y los medios del tratamiento de los datos de la cuenta, la prestación de RuleX, la seguridad, el soporte, las comunicaciones y la facturación. Por ello actúa como responsable respecto de esos tratamientos, incluso cuando la persona usuaria se encuentre fuera de Colombia.

Cuando una persona usuaria o una organización carga en RuleX datos de sus clientes, empleados, contrapartes u otros terceros para trabajar un asunto, esa persona u organización conserva la responsabilidad que le corresponda frente a esos titulares. En la medida en que RuleX trate ese contenido siguiendo instrucciones para prestar el servicio, actúa como encargado o proveedor de tratamiento. Esta distribución no limita la responsabilidad propia de besimpler S.A.S. por los tratamientos que realiza para sus propios fines.

La clasificación anterior se entiende sin perjuicio de las normas imperativas que resulten aplicables en el país del titular o del usuario.

2. Datos que podemos tratar

• Cuenta e identidad: correo electrónico, nombre, avatar, credenciales y datos necesarios para autenticar y proteger la cuenta.
• Configuración territorial: país seleccionado o confirmado para la cuenta, idioma, zona horaria y datos técnicos de detección aproximada utilizados para proponer una configuración. El país se administra en el servidor y el usuario puede corregirlo por los canales habilitados.
• Suscripción y facturación: plan, estado, moneda, importe, fechas, identificadores de pago, proveedor, comprobantes y datos de contacto. Las pasarelas procesan los datos completos de tarjeta u otros medios de pago según sus propias políticas; RuleX no necesita guardar el número completo de la tarjeta.
• Contenido de trabajo: consultas, conversaciones, expedientes, documentos, audios, transcripciones, proyectos y resultados que el usuario decida cargar, generar o conservar en RuleX. Ese contenido puede incluir datos personales o sensibles de terceros.
• Uso, seguridad y soporte: eventos de uso, diagnósticos, registros de errores, información del dispositivo y otros datos técnicos necesarios para operar, prevenir abuso, investigar incidentes y atender solicitudes.

3. Finalidades

Tratamos la información para:

• crear, autenticar, mantener y proteger la cuenta;
• prestar las funciones de RuleX que el usuario solicite, incluido el procesamiento de documentos, audio, consultas y generación de resultados;
• aplicar el país del perfil a precios, pagos, idioma, fuentes jurídicas y capacidades disponibles;
• procesar suscripciones, pagos, reembolsos, cancelaciones y comunicaciones operativas;
• prestar soporte, corregir errores, prevenir fraude y mantener la seguridad;
• cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades y conservar evidencia de transacciones o autorizaciones; y
• medir el funcionamiento del sitio y mejorar el servicio con información agregada o técnica, sin vender perfiles de asuntos jurídicos.

4. Contenido jurídico, IA y confidencialidad

El contenido que el usuario envía a RuleX se procesa para ejecutar la función solicitada y, cuando el usuario lo conserva, para permitirle consultar su propio trabajo. Los proveedores de IA utilizados por RuleX se seleccionan y configuran bajo condiciones empresariales que no usan los inputs de API para entrenar sus modelos, de acuerdo con las condiciones aplicables del proveedor.

RuleX no vende ni alquila el contenido de los asuntos, ni lo entrega a anunciantes o corredores de datos. Sí puede comunicar o permitir el tratamiento de información a proveedores que participan en la prestación del servicio —por ejemplo, alojamiento, autenticación, almacenamiento, correo, pagos, seguridad y procesamiento de IA— únicamente para las finalidades correspondientes y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. El acceso interno, cuando exista, se limita a lo necesario para operar, proteger o dar soporte al servicio.

5. Proveedores y transferencias internacionales

Para prestar RuleX podemos utilizar proveedores ubicados en Colombia o en otros países. Esto puede implicar transmisiones o transferencias internacionales de datos relacionadas con infraestructura, autenticación, almacenamiento, correo, pagos, prevención de fraude y servicios de IA. La ubicación concreta puede variar según el proveedor, el país, el plan y la disponibilidad técnica.

besimpler S.A.S. seguirá siendo el responsable contractual de RuleX y no tiene personalidad jurídica, sucursal ni establecimiento propio en los demás países incluidos en el registro multipaís. Aplicaremos los contratos, medidas de seguridad y mecanismos jurídicos que correspondan a cada operación y a la legislación aplicable.

6. Conservación, eliminación y controles

Conservamos cada categoría de información durante el tiempo necesario para prestar la función, mantener la cuenta, cumplir obligaciones legales, resolver disputas, prevenir fraude o demostrar una transacción. El tiempo no es igual para todos los datos: el perfil y los registros de facturación pueden necesitarse mientras exista la relación y durante los plazos legales; el historial, los documentos, los proyectos y las transcripciones se conservan mientras el usuario u organización los mantenga o hasta que solicite su eliminación, sujeto a excepciones legales y copias de seguridad.

Los archivos técnicos temporales utilizados durante ciertos procesos, como el audio original de una transcripción, se eliminan conforme al flujo operativo una vez que dejan de ser necesarios; el resultado que el usuario haya decidido conservar puede permanecer en su historial. El usuario puede borrar su historial, documentos, proyectos o transcripciones mediante las funciones disponibles o solicitar ayuda a soporte@rulex.org.

7. Derechos y procedimiento

Según la ley aplicable, el titular puede solicitar acceso, consulta, actualización, rectificación, prueba de la autorización, información sobre el uso, revocatoria o supresión cuando proceda, y presentar reclamos frente a un tratamiento que considere indebido. En Colombia, estos derechos se ejercen inicialmente ante el responsable o encargado; agotado el trámite correspondiente, el titular puede acudir a la autoridad de protección de datos.

Para presentar una solicitud, escribe a contact@besimpler.org e indica tu nombre, correo de la cuenta, país, solicitud concreta y la información necesaria para verificar tu identidad. No envíes por este canal documentos confidenciales o datos de terceros que no sean necesarios para tramitar la solicitud.

8. Autorización al crear la cuenta

Al crear una cuenta, la persona declara que leyó esta política y los Términos y Condiciones, acepta sus condiciones y autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades informadas, en la medida permitida por la ley aplicable. Los campos opcionales se identifican como tales y no se condiciona el servicio a entregar datos sensibles que no sean necesarios. Cuando una norma exija una manifestación o mecanismo adicional, se solicitará por el canal correspondiente.

9. Cookies y tecnologías similares

RuleX no utiliza cookies para vender perfiles ni para publicidad personalizada. La plataforma autenticada utiliza almacenamiento y tecnologías técnicas necesarias para mantener la sesión, las preferencias y la seguridad. El sitio público carga Google Analytics 4 para medir visitas y funcionamiento; Google puede tratar identificadores técnicos conforme a su propia política. El usuario puede limitar estas tecnologías desde su navegador, aunque algunas funciones pueden dejar de operar correctamente.

10. Seguridad, menores y cambios

Aplicamos controles técnicos y organizativos razonables para proteger la información contra pérdida, alteración, consulta o acceso no autorizado. Ningún servicio conectado a internet elimina por completo el riesgo; si identificamos un incidente relevante, actuaremos conforme a la ley aplicable y a nuestros procedimientos de seguridad.

RuleX está dirigido a profesionales y equipos jurídicos y no está diseñado para que niños o adolescentes creen cuentas por su cuenta. Si consideras que un menor nos entregó datos sin autorización, escríbenos para revisarlo.

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, operativos o de producto. Publicaremos la versión vigente en /privacy con su fecha de actualización. Si el cambio afecta materialmente la forma de tratar la información, podremos comunicarlo por medios razonables.