Gestão de processos num escritório pequeno: do prazo ao honorário

Um escritório pequeno trabalha com poucas pessoas e muitos processos, e o que o sustenta é uma rotina simples e repetida. Ela tem quatro camadas, e cada uma responde a uma pergunta.

A ordem importa. Sem carteira organizada, o prazo é adivinhação; sem prazo controlado, o trabalho é urgência; sem registro do trabalho, o honorário é palpite.

A abertura do caso é a hora de decidir o que o escritório vai saber sobre o processo, e uma lista fixa evita retrabalho. Ao receber um cliente, registre:

1. Quem é o cliente e como contatá-lo, no cadastro de clientes.
2. O contrato de honorários por escrito, com o objeto, o valor e as parcelas. O Código de Ética orienta que os serviços sejam contratados preferentemente por escrito (art. 48), e o Estatuto trata o contrato escrito como título executivo (art. 24).
3. A procuração, com os endereços eletrônico e não eletrônico do advogado (CPC, art. 287).
4. O número CNJ, para o Monitoramento judicial vigiar o processo, e a etapa em que ele está.
5. O responsável e a equipe. Cada caso tem um advogado responsável e uma equipe definida.
6. Os documentos iniciais, que entram no caso para a pesquisa, a cronologia e a minuta.
7. O primeiro prazo e a primeira tarefa, com data e dono.

No RuleX, o caso reúne esses itens: documentos, tarefas com prazo, pessoas e entidades, equipe, etapa do processo e o registro de atividades. Quem chega por indicação e quem chega com um processo em andamento passam pela mesma lista.

O prazo é a obrigação que não negocia, e a rotina que o protege tem quatro movimentos:

1. Entrada. O Monitoramento judicial consulta o Datajud pelo número CNJ e mostra as movimentações; o guia do acompanhamento processual explica a leitura do número e o painel.
2. Conta. O prazo é calculado uma vez, com a calculadora de prazos do CPC: dias úteis, dia do começo excluído, recesso de 20/12 a 20/01 e prazo em dobro quando for o caso. O guia da contagem de prazos traz os exemplos.
3. Registro. O vencimento vira tarefa do caso, com responsável, e evento na agenda.
4. Margem. O escritório fixa uma data interna, dois dias úteis antes do vencimento, para a peça estar revisada. O ato praticado antes do termo inicial também é tempestivo (CPC, art. 218, § 4º), o que permite adiantar o trabalho.

Uma regra de dupla conferência vale para todo prazo: quem calculou não é quem confere. Num escritório de duas pessoas, o segundo olhar é o da agenda semanal, e é por isso que o vencimento aparece em dois lugares.

Com a carteira e os prazos sob controle, o trabalho do dia a dia é produzir peças e atender clientes. Três hábitos pesam:

• Tudo no caso. O que chega por e-mail ou mensagem é salvo no caso: o expediente completo é a memória do escritório, e a IA, o chat e o Canvas trabalham com ele.
• Peça por seções. A minuta nasce no Canvas, ao lado do expediente, por seções, com as citações para conferir na fonte, e sai em Word. O guia da petição inicial com IA mostra o fluxo.
• Registro de atividades. Cada ato relevante fica na linha do tempo do caso (ligação ao cliente, audiência, protocolo), o que permite responder em um minuto "onde estamos".

A supervisão do advogado continua sendo o centro: a Recomendação 001/2024 da OAB orienta revisão integral, sigilo e transparência no uso de IA, e o roteiro do escritório deve registrá-las.

O honorário nasce no contrato e é cobrado no ritmo do caso. As regras do Estatuto e do CPC organizam a cobrança:

Dois registros transformam esses artigos em rotina. O primeiro é o controle de horas: mesmo o escritório que cobra por caso aprende, com as horas lançadas, quanto cada tipo de processo custa. O segundo é a área de faturamento do caso, visível ao administrador do escritório, que guarda a modalidade de honorários, o valor pactado, o custo do assunto e a moeda, e mostra a margem do caso. Quem cobra por êxito ou em parcelas acompanha o recebimento no mesmo painel.

Um calendário simples de cobrança por caso: o primeiro terço na assinatura do contrato, o segundo na sentença e o saldo no encerramento, com as datas na agenda. Quando a sentença reconhece crédito, a calculadora de correção monetária atualiza o valor para o cumprimento de sentença.

Meia hora por semana mantém o escritório em ordem. Uma pauta que cabe numa segunda-feira de manhã:

1. Monitoramento judicial (10 minutos). Atualizar todos os processos e filtrar os últimos 7 dias. Cada movimentação nova ganha uma ação: prazo, tarefa ou nada a fazer.
2. Agenda e prazos (10 minutos). Ver os vencimentos da semana e os da seguinte, com os responsáveis.
3. Tarefas atrasadas (5 minutos). Reatribuir o que está parado.
4. Dinheiro (5 minutos). Conferir parcelas de honorários a vencer e horas lançadas na semana.

Cinco números resumem a saúde da carteira: processos ativos, processos com movimento nos últimos 7 dias, prazos nos próximos 7 dias, tarefas atrasadas e honorários a receber no mês. O painel do Monitoramento já traz os dois primeiros, e a agenda, as tarefas e a área de faturamento dão os demais.

Quando o escritório cresce, a mesma estrutura sustenta mais pessoas. O administrador alterna entre Meus processos e Todo o escritório no Monitoramento judicial, vê o advogado responsável por cada processo e distribui a carteira. Cada novo advogado ou estagiário recebe acesso aos casos em que atua, com a mesma lista de abertura e a mesma pauta semanal. O que o escritório definiu como rotina vira procedimento, e o conhecimento de cada caso fica no caso, e não na cabeça de quem o abriu.